La factura electrónica en Colombia: cómo funciona la validación previa de la DIAN — y qué papel cumple Faktiq

No, y se lo decimos con toda claridad: Faktiq no es un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN ni un software habilitado, y no genera facturas electrónicas de venta con validación previa ni CUFE. Si usted está obligado a facturar (responsables de IVA o del impuesto al consumo, comerciantes, profesionales liberales, régimen SIMPLE), necesita el servicio gratuito de la DIAN, un proveedor tecnológico o un software propio habilitado — incluso para facturar a clientes en el exterior. Faktiq lo complementa: cotizaciones, cuentas de cobro (si usted no está obligado a facturar), recordatorios de pago y control de clientes en un solo lugar.

El art. 617 del Estatuto Tributario exige, entre otros: la denominación expresa «factura de venta», nombre o razón social y NIT del vendedor y del adquirente, IVA discriminado, numeración consecutiva autorizada por la DIAN, fecha, descripción de los bienes o servicios y valor total. Además, desde el mandato de facturación electrónica la factura debe expedirse como XML validado previamente por la DIAN, con CUFE y código QR — un PDF por sí solo no es una factura de venta válida. Esa validación solo la logran los canales habilitados por la DIAN, no Faktiq.

Depende de si usted está obligado a facturar. Las personas naturales no responsables de IVA (art. 437 par. 3 ET) y los demás no obligados pueden cobrar con cuenta de cobro: un documento sin formato legal prescrito que no requiere software DIAN, validación ni numeración autorizada — la empresa que le paga genera por su lado el «documento soporte» electrónico. Si usted está obligado a facturar, o decide facturar voluntariamente, debe expedir factura electrónica de venta validada por la DIAN con todos los requisitos. Faktiq crea cuentas de cobro y cotizaciones profesionales; las facturas electrónicas DIAN se emiten con su facturador habilitado.

Es la condición del art. 437 parágrafo 3 del Estatuto Tributario para personas naturales que cumplen TODAS las condiciones, cada una ligada a 3.500 UVT ($183.309.000 en 2026): ingresos brutos del año anterior inferiores a ese tope, máximo un establecimiento de comercio, sin franquicias ni explotación de intangibles, no ser usuario aduanero, sin contratos individuales gravados de 3.500 UVT o más y consignaciones que no superen ese monto. El límite sube a 4.000 UVT ($209.496.000 en 2026) para quienes contratan con el Estado. Quien cumple no cobra IVA, figura con el código 49 en el RUT (debe entregar copia del RUT a sus clientes responsables) y no está obligado a expedir factura.

El Código de Comercio (art. 60) exige conservar facturas, libros y papeles del negocio durante 10 años; la conservación electrónica está permitida. Sobre las retenciones: en Colombia es el COMPRADOR (agente retenedor) quien retiene al momento del pago — usted no las cobra en su documento. Tarifas clave en 2026: honorarios 11 % (10 % para ciertas personas naturales), servicios 4 % o 6 %, y ReteIVA del 15 % sobre el valor del IVA; el ReteICA es municipal y varía según la ciudad y la actividad. Faktiq mantiene sus documentos y pagos ordenados para que la conciliación con esas retenciones no sea un dolor de cabeza.